O que é?
A Validação de Sistemas Computadorizados (VSC) é uma exigência da Resolução da Diretoria Colegiada (RDC) nº 210 (Item 14.1.8), preservada na RDC nº 17, exigência da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA). Como toda validação, trata-se de emprestar confiabilidade aos dados emulados nos sistemas computacionais na empresa, no caso, a indústria farmacêutica.
A VSC tem muito a acrescentar em ganhos de tempo e custo à empresa que investe seriamente neste trabalho. O desenvolvimento da tecnologia de retenção eletrônica de dados tornou os registros automáticos mais rápidos e confiáveis do que a tecnologia anterior - o papel.
A economia de tempo e mão-de-obra proporcionada pelo registro eletrônico no trabalho de compilação e análise de dados demonstra a larga vantagem no uso de um sistema computadorizado.
Cálculos antes muito dispendiosos ou imprecisos devido à necessidade de amostragem tornam-se instantâneos quando processados por um servidor capaz de realizar bilhões de cálculos por segundo.
Esta tecnologia tão revolucionária não pode ser deixada de lado por empresa alguma que realmente se importe com a análise de seus resultados e o monitoramento contínuo da qualidade de seus produtos.
Para as agências reguladoras, esta qualidade se traduz em menores riscos à saúde da população, tornando-a objeto de fiscalização e ao mesmo tempo uma ferramenta de proteção ao usuário final. As agências entendem que o registro eletrônico é essencial ao processo de fabricação em série, e incentivam o seu uso.
Da mesma forma que trás vantagens esta tecnologia pode expor a empresa a erros, falhas e perdas, inconsistências e manipulação de dados. No uso dos poderes concedidos pelo Estado, a agência reguladora deve exigir das empresas que precauções sejam tomadas para evitar estes tipos de problemas, que conseqüentemente tragam riscos à saúde do cidadão.
A adoção das denominadas Boas Práticas na execução de uma tarefa conduz facilmente à reprodução da mesma com qualidade em qualquer tipo de atividade.
A responsabilidade de definir quais são estas regras de Boas Práticas e de fiscalizar, para certificar-se de que elas realmente estão sendo aplicadas, é papel da agência reguladora. Sendo as regras de Boas Práticas inespecíficas e passiveis de aplicação em áreas distintas, que não a fabricação de medicamentos, a interpretação e a aplicação cabe ao setor regulado, que deve adequar e implementar ferramentas ao processo de modo a promover a aderência as regras de Boas Práticas.
O ato de comprovar com alto grau de provas e de confiabilidade que uma operação, procedimento, processo, equipamento, material ou sistema funcione de forma a conduzir aos resultados esperados é denominado de validação.
A documentação formal dos trabalhos de validação é utilizada pelas agências reguladoras para verificação, de modo prático, de como a empresa está se comportando e mobilizando no sentido de atender as Boas Práticas.
Se uma empresa deseja utilizar um sistema computadorizado para executar uma tarefa com qualidade, o próprio sistema necessita ser desenvolvido obedecendo a Boas Práticas de engenharia e desenvolvimento do software.
A entidade internacional - e sem fins lucrativos - que define as Boas Práticas de Fabricação (BPF) de sistemas automatizados é o Good Automated Manufacturing Procedures (GAMP). Esta entidade foi escolhida pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) como desenvolvedora do modelo de validação que as indústrias farmacêuticas devem seguir. Mais do que apenas a documentação das especificações dos sistemas, a VSC está envolvida desde o desenvolvimento inicial de cada projeto, sendo a fase de Planejamento a etapa ideal para adequar-se um sistema com o menor custo possível para o comprador.
O que atende?
Além de atender a legislação nacional, atende também as exigências de empresas que pretendem competir no mercado global. O que se busca é a garantia e a confiabilidade dos processos que estão sendo controlados, ou seja, garante um gerenciamento confiável baseado em parâmetros pré-estabelecidos.
Quais os benefícios?
Inserido no contexto das validações, o VSC é a pedra de toque de todo este processo, pois passa a gerenciar todos os processos a partir de plataformas confiáveis e à prova de manipulação, de todo indesejável, fraudes e perdas de informações por desastres.
A utilização de sistemas computadorizados nas atividades de produção, de controle, de desenvolvimento, de garantia, de armazenagem e de distribuição, dentre outras, são imprescindíveis ao setor industrial farmacêutico, com o objetivo de garantir a qualidade do produto, emprestar robustes e segurança aos processos e produtos. Entretanto, para que assegurem resultados consistentes, estáveis e confiáveis, devem ser adequadamente validados.
Validar sistemas computadorizados deixou de ser, hoje, algo a ser alcançado, mas sim algo que é cada dia mais real dentro das indústrias, e isto deverá se expandir para todos os segmentos da área da saúde gradativamente. No mundo atual não é possível estar na periferia da inovação, pois as oportunidades, o ritmo de evolução, a otimização, os controles online e a distância são, a cada dia, mais difundidos e acessíveis. Em se tratando de indústrias farmacêuticas, não há como ficar fora deste patamar de inovação, pois as outras áreas da saúde a estão utilizando, como a telemedicina, a robótica aplicada e o diagnóstico rápido com alta eficácia e assertividade.
No caso da indústria farmacêutica de transformação de materiais e insumos em produtos injetáveis com esterilização final, ou ainda produtos para saúde como artefatos de plástico com uso na medicina profilática, aplicada e diagnóstica, é necessário robustecer estes processos aplicando o conceito validação a todos os sistemas críticos, inclusive a VSC para atendimento à legislação, denominada Liberação Paramétrica (FB V Ed.)
Entre as siglas mais utilizadas, estão:
• BPx: Boas Práticas. Entende-se que o “x” pode ser “F” para Boas Práticas de Fabricação (BPF), “L” para Boas Práticas de Laboratório (BPL), “D” para Boas Práticas de Distribuição (BPD) etc.
• PMV: Define o escopo de validação e a elaboração do inventário de sistemas e cronogramas.
O que os sistemas gerenciam?
Sistemas da Informação (SI)
Constituídos de hardwares e de softwares que interagem com banco de dados - criando, recuperando, incluindo, excluindo e modificando informações.
Como exemplo destes sistemas há:
• Material Resource Planning (MRP): Planejamento e alocação de recursos e insumos de produção dentro de uma empresa;
• Enterprize Resource Planning (ERP): Gerenciamento abrangente de todas as transações internas de uma empresa, podendo abranger desde recursos humanos, etapas de produção, controle de qualidade, garantia de qualidade, controladoria etc.;
Laboratory Information Management System (LIMS): Sistema de gerenciamento de resultados de laboratório, utilizado para emitir laudos e relatórios de análises, assim como organizar a mão-de-obra e os recursos materiais do laboratório;
• Warehouse Management System (WMS): Sistema de gerenciamento de armazém - Maneja posições de armazenamento de produtos nas prateleiras do almoxarifado, facilitando a localização e movimentação de cargas.
Sistemas de Automação (SA)
• A pesagem, a produção, os laboratórios, as embalagens, as utilidades e a armazenagem que interagem com o supervisório que automatiza os processos produtivos como:
Manufacturing Execution System (MES): Significa Sistema de Execução de Manufatura e executa de maneira automatizada processos de fabricação, introduzindo uma produção em alto grau de automação.
• Supervisory Control and Data Acquisition (SCADA): Significa Sistema Supervisório de Controle e Aquisição de Dados e é o sistema central de controle da automação de equipamentos, integrados em uma única interface. Todos os processos são controlados e dados de processos são registrados por um único servidor.
• Building Management Systems (BMS): Significa Sistema de Gerenciamento Predial, ou seja, a gestão da produção e do suprimento de utilidades de um prédio, por exemplo, ar-condicionado, água e consumo de energia elétrica. Quanto maior o grau de customização do sistema, maior é a dificuldade para validação, e somente serão objetos de validação de sistemas computadorizados os sistemas que tiverem impacto em BPF. Logo, a utilização de soluções padrão de mercado é recomendável.
Classificação e Escopo dos Sistemas Computadorizados
De acordo com o item 2 do Guia de Validação de Sistemas Computadorizados da ANVISA, Avaliação de Criticidade dos Sistemas Computadorizados, a empresa deve possuir uma lista contendo todos os sistemas computadorizados instalados e suas respectivas avaliações de criticidade. A necessidade de validação deve ser estabelecida de acordo com os critérios a seguir. Caso qualquer resposta às questões seja "sim", o sistema deve ser validado por ter impacto em BPx.
• O sistema armazena dados que impliquem na rastreabilidade de produtos?
• O sistema gerencia:
o A operação automatizada de equipamentos produtivos críticos ou de laboratórios individualmente (compressoras, secadores de leito fluidizado, HPLC, dissolutores etc.)?
o A operação automatizada da geração de utilidades críticas (água purificada, ar condicionado, ar puro, água para injetáveis etc.)?
o Cadastramento de apresentações, dosagens, matérias-primas, embalagens, potências, tamanho de lotes, etapas de produção, fórmulas mestras etc.?
o Planejamento de produção (ordens de produção, números de lote, matérias primas, embalagens etc.)?
o Processo de compras de materiais (qualificação de fornecedores, controle de pedidos de fornecedores previamente qualificados, quantidades, potências, especificações etc.)?
o Recebimento de materiais (número de lotes, plano de amostragem, condições físicas, registro de avarias etc.)?
o Armazenamento de materiais (status, endereçamento, movimentações e transferências, recolhimentos etc.)?
o Central de pesagem (ordens de pesagem, potências, fracionamento, recipientes, balanças, etiquetas e lacres, resultados das pesagens, operadores, lotes de produtos, lotes de materiais etc.)?
o Controle de produção (ordens de fabricação, controles em processo, registros, operadores, materiais, números de lotes, equipamentos utilizados, sequências de utilização e operação, alarmes, amostras etc.)?
o Serviço de atendimento ao cliente (ex. reclamações, ações, eventos adversos, etc.)?
o Documentação (emissão, distribuição, revisão, controle de versões obsoletas, treinamento etc.)?
o Sistemas de qualidade (resultados fora de especificação, auto-inspeção, desvios, controle de mudanças, registros de resultados de análise de matéria prima, embalagem ou produtos, revisão periódica etc.)?
o Programa de treinamento (escopo, instrutores, listas de presença, certificados, etc.)?
o Equipamentos (plano e execução de manutenção, plano e execução de calibração, plano e execução de qualificação etc.)?
Caso o equipamento seja classificado como crítico BPx, de acordo com as questões anteriores, este deverá ser submetido a uma análise de risco inicial para a determinação da existência ou não de riscos em sua operação, e caso estes existam, deverão ser mitigados. Esta mitigação pode ser por meio do aumento nas formalidades de uso do sistema (procedimentos padrões, treinamento e preenchimento manual de registros) ou alterações funcionais no sistema (inclusão de assinatura eletrônica, registro seguro de dados, intertravamentos). Se nenhuma das alternativas proporcionar segurança suficiente ou mesmo a impossibilidade de alteração do funcional para mitigação dos riscos encontrados, a substituição do sistema deverá ser considerada.
A infra-estrutura que suporta sistemas computadorizados também deve ser qualificada de acordo as especificações do projeto antes da validação destes sistemas. Para o detalhamento e a qualificação da infra-estrutura recomenda-se utilizar o Good Practice Guide (GAMP) - 11 Infraestruture Control and Compliance.
Classificação dos Sistemas Computadorizados
Há dois tipos de sistemas computadorizados:
• Sistemas Novos: De acordo com a RDC nº 17/2010, devem ser validáveis desde a sua concepção, e somente entrar em operação se estiverem validados;
• Sistemas Legados: Devem apresentar requisitos mínimos para a validação (mitigação dos riscos apontados em trabalho de análise de riscos), ou serem alterados para tal, ou ainda serem substituídos.
Todos os sistemas que substituírem registros manuais ou impressos devem ser capazes de:
• Armazenamento e controle relevante de dados relacionados a BPx;
• Controle de acesso de usuários com data e hora;
• Memória para registro de tentativas de utilização por indivíduos não autorizados;
• Manter registro de entradas e alterações de dados, caso houver;
• Inviolabilidade e proteção contra danos acidentais ou intencionais;
• Permitir back-up.
Qualquer item que não atenda a estas recomendações deve ser mitigado para receber upgrade ou trocado.
Ciclo de vida
A Figura 1 demonstra o fluxo normal do ciclo de validação de sistemas computadorizados desde a determinação da necessidade de validação de um sistema computadorizado.
Figura 1 - Fluxo normal do ciclo de validação de sistemas computadorizados
A documentação de validação recebe o nome de “ciclo de vida”, pois está intimamente ligada ao sistema desde o seu desenvolvimento até a execução de testes, o uso, a manutenção, e o planejamento da descontinuidade.
Os documentos não são estáticos, sofrendo alterações e revisões periódicas e sempre que o sistema também for alterado. O desenvolvimento de um projeto de validação seguindo-se os passos do ciclo de vida, e documentando-os corretamente, garante a solidez de uma validação, além de redução drástica de custos do projeto.
O ciclo de vida garante que todas as funções sejam testadas durante a fase de desenvolvimento do sistema, na qual é mais fácil e barato implantar alterações. Os documentos devem ser claros e sintéticos, além de terem um objetivo estabelecido e um critério de aceitação.
Deve existir uma matriz de rastreabilidade (como um documento separado ou incorporado no corpo dos documentos) que correlacione os assuntos estudados em todos os documentos. Por exemplo, um cenário de risco detectado no trabalho de análise de riscos deve ter sua mitigação expressa na URS do sistema, a solução apresentada pelo fornecedor do sistema nos documentos de especificação, além de ser testado nos protocolos de FAT, SAT e QI, QO ou QD. A matriz de rastreabilidade possibilita a localização dos itens que tratam de um mesmo assunto específico em todos os documentos do ciclo de vida.
As atividades de suporte como o controle de mudanças e os procedimentos de concessão de acesso aos sistemas devem ser aplicadas em todas as fases do ciclo de vida do sistema.
Planejamento
Toda a extensão e o detalhamento dos requisitos e das especificações devem ser suficientes para oferecer suporte ao gerenciamento de riscos, ao desenvolvimento e à verificação do sistema. Esta abordagem deve incluir o processo, o produto, e os requisitos regulatórios.
Importância da migração de dados
O final da vida de operação de um sistema computadorizado deve ser gerenciado tanto quanto sua operação diária. A desvinculação de um sistema computadorizado das operações de um site produtivo torna-se proporcionalmente mais dificultosa em relação ao nível de integração e complexidade do mesmo. Atualmente, com os requerimentos de retenção de registros, integridade de dados e segurança de acesso pelas boas práticas de informações, este gerenciamento torna-se fundamental.
A “aposentadoria” de um sistema computadorizado descreve sua retirada de operação, ou seja, o sistema não estará mais ativo e em uso rotineiro. Esta decisão pode ser tomada por inúmeras razões, incluindo que a aplicação é redundante, que a tecnologia do sistema está obsoleta, que ele não pode cumprir com novos requerimentos regulatórios, ou que um sistema com funcionalidades adicionais está sendo planejado. A aposentadoria de um sistema não implica no final do ciclo de vida de um sistema computadorizado.
Um sistema deve poder ser trazido de volta da aposentadoria caso seja necessário, a não ser que tenha sido totalmente descomissionado. O requerimento da aposentadoria de um sistema computadorizado com impacto em BPx geralmente gerenciado por meio de um processo de controle de mudanças.
Um plano de aposentadoria deve ser formulado para determinar os passos necessários para aposentar um sistema e identificar como o novo sistema irá substituir as funções do antigo, além da documentação das razões da retirada de uso do sistema. O processo de transferência de registros do sistema antigo para o novo deve ser um elemento do plano do projeto, e necessita ser qualificado.
Medidas devem ser tomadas para que se tenha certeza de que os registros arquivados no sistema antigo ainda podem ser acessados e lidos. Se a aposentadoria do sistema estiver completada e documentada em um relatório de aposentadoria, que deverá ser preparado em resposta ao plano de aposentadoria, poderá ser tomada a decisão de descomissionamento e desligamento total do sistema antigo.
De acordo com a RDC nº 17/2010 da ANVISA, no capítulo sobre a documentação sobre fabricação de medicamentos: Art. 204. Deve ser mantido registro de todas as ações efetuadas de tal forma que todas as atividades significativas referentes à fabricação de medicamentos possam ser rastreadas. Parágrafo único. Todos os registros devem ser retidos por, pelo menos, um ano após o vencimento do prazo de validade do produto terminado.
Deste parágrafo, pode-se inferir qual o tempo mínimo de retenção de dados necessário para sistemas descontinuados. Ainda na RDC nº 17, existe um parágrafo que menciona a necessidade de testes periódicos de acesso aos dados retidos, para proteção contra deterioração da mídia de armazenamento: Art. 584. Os dados devem ser armazenados de forma segura, por meios físicos ou eletrônicos contra danos acidentais ou intencionais. § 1º Os dados armazenados devem ser verificados quanto à acessibilidade, durabilidade e exatidão. § 2º Caso seja proposta mudança nos equipamentos ou softwares, as verificações mencionadas devem ser realizadas em uma freqüência apropriada para o meio de armazenamento em uso.
De acordo com um guia de recomendações para validação para indústrias, desenvolvido pelo Pharmaceutical Inspection Convention/Pharmaceutical Inspection Co-operation Schem (PIC/S), uma ferramenta internacional desenvolvida entre países e autoridades sanitárias para liderar o desenvolvimento internacional, implementação e manutenção de padrões de Boas Práticas de Fabricação (BPF) harmonizadas e sistemas de qualidade no domínio dos produtos para a saúde deve: Reconhecendo que produtos computadorizados podem ser descontinuados ou suplantados por sistemas novos (e possivelmente incompatíveis), é de importância vital que os proprietários retenham a capacidade de recuperar e visualizar os registros armazenados por sistemas antigos. Isto pode ser atingido através da manutenção do suporte ao sistema antigo enquanto os registros estejam sendo migrados para os novos sistemas.
Uma estratégia deverá ser desenvolvida para a migração dos registros eletrônicos para novos tipos de mídia, se estas forem introduzidas ao uso. A confiabilidade da mídia é um problema em potencial, porém esta geralmente é bem estudada, conhecida e divulgada pelos fabricantes. Por exemplo, o tempo de vida operacional de um CD-ROM é por volta de 10 anos, caso ele não seja copiado e mantenha-se em boas condições de armazenamento, porém é provável que a tecnologia da mídia torne-se obsoleta antes do final desta vida operacional.
A partir de 2004, a tecnologia de mídias de armazenamento vem sendo substituída/superada por volta de 5 anos, e este tempo diminui a cada ano. O conteúdo da mídia antiga precisará ser copiado para as novas mídias para prevenir perdas de dados. É importante que não se confie em apenas uma cópia dos registros. Preferencialmente devem ser armazenadas cópias em tipos diferentes de mídia, como prevenção contra degradação precoce. Embora as agências reguladoras geralmente prefiram que seus auditados mantenham os sistemas obsoletos aposentados, não descomissionados, para evitar a perda de dados, por vezes a operação de sistemas obsoletos pode ser muito dificultosa por parte do proprietário. Neste caso, existem três possibilidades:
• Emulação do software antigo em novos hardwares ou softwares: Os fornecedores por vezes oferecem essa possibilidade como parte do upgrade ou troca do produto. Esta opção, se disponível, é uma alternativa útil à migração total dos dados para um novo sistema de registro. A integridade da emulação dos dados necessita ser verificada e testada. Possivelmente o emulador poderá ser considerado um software padrão de prateleira (classificação 3 do GAMP), caso contrário este provavelmente será um software totalmente customizado (classificação 5 do GAMP), devendo este ser validado como tal;
• Migrar os dados para um novo sistema: Registros eletrônicos são copiados, e geralmente reprocessados, para torná-los acessíveis por um novo sistema de arquivamento.
Isto pode ser uma tarefa grande e complexa, mas tem a vantagem de que o novo sistema é especificamente desenhado para este propósito. Este método, no entanto, não deve ser utilizado onde a integridade dos registros originais que estão sendo migrados pode ser questionada, a não ser que uma checagem de acurácia dos dados seja implementada;
• Armazenar os dados em um formato padrão de indústria: Esta abordagem funciona bem com dados simples. Com os padrões de indústria sendo utilizados, o risco de obsolescência técnica é reduzido, e conseqüentemente, a probabilidade da necessidade de uma nova migração de dados é diminuída. Exemplos incluem o armazenamento de documentos em formato RTF ao invés de Microsoft Word. Dados eletrônicos também podem ser armazenados como imagens (PDF), porém o volume de dados aumenta bastante e não deve ser utilizado se existir perda potencial de processamento destes dados (por exemplo, dificuldade na busca de registros).
Impressão dos dados ou microfilmagem
Esta solução parece simples, porém não é muito prática devido ao volume de impressões que podem ser necessárias para armazenar todos os dados. Imprimir pode também ser complicado em locais em que registros eletrônicos são feitos por dados distribuídos que requerem uma busca eletrônica para relacioná-los (estas estruturas de dados são de longe o mecanismo de armazenamento mais eficiente).
A impressão destes tipos de dados pode multiplicar a escala da tarefa por cem. Quando grandes volumes de informação deste tipo são arquivados de modo impresso, geralmente é pertinente a construção de um índice anexo para auxiliar na busca e na localização de informações.
Quaisquer programas utilizados para gerar registros passíveis de serem armazenados em papel ou microfilmagem devem ser validados. Este processo de transferência das informações históricas de um sistema que esteja sendo substituído ou atualizado deve ser definido durante a elaboração do plano de validação.
É sempre recomendável um plano de backup ou backout caso a migração falhe. No relatório de migração de dados devem estar os resumos das atividades executadas e os resultados obtidos durante este processo.
Publicado na revista Fármacos & Medicamentos 67 (Julho/Agosto/Setembro 2011)
